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電子檔案移交與領受體例

宣布時候(hou):2020-11-23 字體:      
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(國度檔(dang)(dang)案局(ju)檔(dang)(dang)發(fa)[2012]7?20128月(yue)29日印發)

第一章 總 則(ze)

????第(di)一條?為標準(zhun)電子檔(dang)案(an)(an)移交(jiao)與領受(shou)任務,確保電子檔(dang)案(an)(an)的實(shi)在、完全、可用和寧(ning)靜(jing),保存黨和國度汗青記(ji)實(shi),增進檔(dang)案(an)(an)信息資本開辟操縱,按照國度有關法令律例和相(xiang)干劃定,擬定本體例。

????第二(er)條?本體(ti)(ti)例所(suo)稱電子檔(dang)案,是指(zhi)構造、集體(ti)(ti)、企奇跡單元和其余構造在處置公事進程中構成的(de)對國度和社會具備保存(cun)代價并歸檔(dang)保存(cun)的(de)電子文件。

????第三(san)條?移(yi)交與領受的電子檔案(an)該(gai)(gai)當實(shi)在靠得(de)住、齊備完全和寧靜可(ke)用(yong);涉(she)密電子檔案(an)的移(yi)交與領受該(gai)(gai)當合適國度有關失密寧靜的請求。

????第四條?各級檔(dang)案(an)(an)行政操持部分(fen)擔(dan)任對電子檔(dang)案(an)(an)的移交(jiao)(jiao)(jiao)、領(ling)受(shou)(shou)任務停止監視和指點(dian)。檔(dang)案(an)(an)移交(jiao)(jiao)(jiao)單元和各級國度綜合檔(dang)案(an)(an)館該當實在實行電子檔(dang)案(an)(an)移交(jiao)(jiao)(jiao)和領(ling)受(shou)(shou)職責。

????第二章 電子檔(dang)案(an)移(yi)交

????第五條?屬于國(guo)度綜合檔案館領受規模的(de)電子檔案,該當向同級(ji)國(guo)度綜合檔案館移交。

????第六條?檔案(an)移交單元普通(tong)自電子檔案(an)構(gou)成之日起5年外向同級國度綜合檔案館(guan)移(yi)交(jiao)。對有特別請求的(de)電子檔案,能夠恰(qia)當耽(dan)誤(wu)移(yi)交(jiao)時(shi)(shi)候。涉密電子檔案移(yi)交(jiao)時(shi)(shi)候另行劃定。

????第七條?電子檔案移交的根基請求(qiu):

????(一)元數據該當與電子(zi)檔案一路移(yi)交(jiao),普通接納基(ji)于XML的封裝(zhuang)體例構造(zao)檔案數據;

????(二(er))電子(zi)檔案(an)的文件格局按(an)照(zhao)國度有(you)關劃定履行;

????(三)電(dian)子檔案有響(xiang)應紙質、縮微成(cheng)品等載體的,該當(dang)在(zai)元數(shu)據中著(zhu)錄像(xiang)干(gan)信息(xi);

????(四)接納手藝手腕加密的(de)(de)電(dian)子(zi)檔(dang)案(an)該(gai)當(dang)解密后移(yi)交(jiao),緊縮的(de)(de)電(dian)子(zi)檔(dang)案(an)該(gai)當(dang)解緊縮后移(yi)交(jiao);特別格局(ju)的(de)(de)電(dian)子(zi)檔(dang)案(an)該(gai)當(dang)與其讀(du)取平(ping)臺一(yi)路移(yi)交(jiao);

????(五)檔案移交單元(yuan)該(gai)當(dang)將已(yi)移交的(de)電子(zi)檔案在本單元(yuan)最少保存5年。

????第八條?電(dian)(dian)(dian)子檔(dang)案(an)(an)移交(jiao)(jiao)的首要流程是:構造(zao)和遷(qian)徙轉換電(dian)(dian)(dian)子檔(dang)案(an)(an)數據(ju)、查驗電(dian)(dian)(dian)子檔(dang)案(an)(an)數據(ju)、移交(jiao)(jiao)電(dian)(dian)(dian)子檔(dang)案(an)(an)數據(ju)等步(bu)驟。

????第(di)九條?電子檔案的移(yi)交可接納離(li)線(xian)或在線(xian)體例停止。

????第(di)十條?離線移交電子檔案(an)該當(dang)知足(zu)以(yi)下根基請(qing)求:

????(一)移交(jiao)單元(yuan)普通(tong)接納光(guang)盤移交(jiao)電子檔案,光(guang)盤該當合適歸檔請求;

????(二)移交單元普通向同級國(guo)度(du)綜合檔案館(guan)移交一(yi)套光(guang)盤(pan),光(guang)盤(pan)該當單個(ge)裝盒;

????(三)移交單元該當按(an)照有關請求停止光盤數據刻錄及檢測;

????(四) 存儲(chu)電子檔(dang)案的載(zai)體和載(zai)體盒(he)上該當別(bie)離標注(zhu)反(fan)應(ying)其內容的標簽(標簽的標注(zhu)體例見附件1);

????(五)移交載體(ti)內電子檔案(an)的存儲布局見附件2

????第十一條?在(zai)線移交電(dian)子檔(dang)案(an)(an)的(de)(de)(de)(de)單元該當經(jing)由進程與操持請(qing)(qing)求相(xiang)順應的(de)(de)(de)(de)收(shou)集(ji)傳輸(shu)電(dian)子檔(dang)案(an)(an),傳輸(shu)的(de)(de)(de)(de)數據該當包羅合(he)適請(qing)(qing)求的(de)(de)(de)(de)電(dian)子檔(dang)案(an)(an)及其元數據,數據布(bu)(bu)局普(pu)通為一張或多張光盤(pan)載體(ti)內電(dian)子檔(dang)案(an)(an)的(de)(de)(de)(de)存儲布(bu)(bu)局組合(he),單張光盤(pan)的(de)(de)(de)(de)數據量小(xiao)于光盤(pan)的(de)(de)(de)(de)現實容量。

????第十二條?檔(dang)案移(yi)交(jiao)(jiao)單元(yuan)在向國度綜合檔(dang)案館移(yi)交(jiao)(jiao)電子檔(dang)案之前,該(gai)當對電子檔(dang)案數(shu)據的(de)切確性、完(wan)全性、可用(yong)性和寧(ning)靜性停(ting)止查(cha)驗,及格前方(fang)可移(yi)交(jiao)(jiao)。

????第三章(zhang) 電(dian)子檔(dang)案領受

????第(di)十(shi)三條(tiao)?國(guo)度綜合(he)檔(dang)案(an)(an)館該當成(cheng)立(li)電(dian)子檔(dang)案(an)(an)領受平臺(tai),停止電(dian)子檔(dang)案(an)(an)數據的領受、查驗(yan)、遷徙、轉(zhuan)換、存儲等任務。

????第(di)十四條?電子檔(dang)案(an)領(ling)受的首要流程(cheng)是:查驗電子檔(dang)案(an)數(shu)(shu)據、操持交代(dai)手續、領(ling)受電子檔(dang)案(an)數(shu)(shu)據、著錄保存(cun)交代(dai)信息、遷徙和轉(zhuan)換(huan)電子檔(dang)案(an)數(shu)(shu)據、存(cun)儲(chu)電子檔(dang)案(an)數(shu)(shu)據等步驟。

????第十五條?國度(du)綜合檔(dang)案(an)(an)館該當(dang)對領受的電子檔(dang)案(an)(an)數據(ju)的切確性、完全性、可(ke)(ke)用(yong)性和寧靜性停止查(cha)驗,及格前方可(ke)(ke)領受。

????第十六條(tiao)?電子(zi)檔案(an)查(cha)驗及格后操持交代手續,填寫(xie)《電子(zi)檔案(an)移交與領(ling)受掛(gua)號表》(見附件3),由交代兩邊(bian)具名、蓋印,各自保(bao)存一份;《電(dian)子(zi)(zi)檔案移交與(yu)領(ling)受掛號(hao)表》可接納(na)電(dian)子(zi)(zi)情(qing)勢并以電(dian)子(zi)(zi)署(shu)名體(ti)例予(yu)以確認。

????第十七條?國度綜合檔案(an)館該(gai)當將電子(zi)檔案(an)交(jiao)代、遷徙、轉換(huan)、存儲等信息補充到電子(zi)檔案(an)元數據中(zhong)。

????第十(shi)八條(tiao)?國(guo)度綜合檔案(an)館該當(dang)對(dui)電(dian)子檔案(an)數據遷徙和轉換前(qian)后的分(fen)歧性停止(zhi)校驗。

????第十九條?國度綜合檔案(an)館(guan)該當對領受(shou)的電子檔案(an)載體保(bao)存(cun)5年以上。

????第二十條?國(guo)度綜(zong)合(he)檔案館對(dui)電(dian)子(zi)檔案載體(ti)該(gai)當按照DA/T 38《電子文件歸檔光盤(pan)手(shou)藝請(qing)求(qiu)和操縱標準》和DA/T 15《磁(ci)性(xing)載體檔案操(cao)持與掩護(hu)標準》停止操(cao)持。

第四(si)章 附 則

????第二十一條?本體例合(he)用于各級檔案移交(jiao)單(dan)元(yuan)(yuan)和各級國度綜(zong)合(he)檔案館,其余單(dan)元(yuan)(yuan)和檔案館可參(can)照履行。

????第二(er)十(shi)二(er)條?本體例由國度檔案局(ju)擔任詮釋。

????第二十三(san)條(tiao)?本體例自(zi)宣布之日(ri)起實施。

?

????附(fu)件1

電(dian)子(zi)檔案載體(ti)標(biao)注內(nei)容

????載體(ti)標識:全宗號(hao)—年度—載體(ti)挨次(ci)號(hao)。

????載(zai)體盒標注:全(quan)宗號、年度、載(zai)體挨次號、數據量、密級、保存刻(ke)日、存入日期、運轉(zhuan)環境、套別等。

????1.?全宗號是檔(dang)案館(guan)分派給立檔(dang)單元的編號;

????2.?年度是該載體內檔案起止年度如2001年至(zhi)2006年(nian)即標定為2001/2006

????3.?載(zai)體挨次號(hao)是電子檔(dang)案載(zai)體擺列(lie)的挨次號(hao),由數(shu)字構成;

????4.?數據量是載(zai)體(ti)內檔案(an)存儲容量;

????5.?密級(ji)按存(cun)儲在載(zai)體內(nei)電(dian)(dian)子檔案的密級(ji)標注,保(bao)存(cun)刻日按存(cun)儲在載(zai)體內(nei)電(dian)(dian)子檔案的保(bao)存(cun)刻日標注;

????6、存入日(ri)(ri)期是將電子(zi)檔案拷(kao)貝(bei)至載(zai)體的日(ri)(ri)期,格(ge)局為年代(dai)日(ri)(ri),如201128日即寫(xie)為20110208

????7.?運轉環境即(ji)辨認或操(cao)縱電子(zi)檔案的軟、硬件平(ping)臺;

????8.?套(tao)別是(shi)指檔(dang)案館存儲電子檔(dang)案載(zai)體(ti)的套(tao)號(hao),用大寫英筆墨母ABC表現。A表現封存保存,B表現(xian)查(cha)閱操縱,C表現異(yi)地備份。

?

????附件2

????電(dian)子檔案的存儲布局

????移交載體內電子檔(dang)案的(de)存(cun)儲布局(ju)以下圖(tu)所(suo)示(shi):

????(一(yi))申明文件定(ding)名(ming)為“申明文件.TXT”,一個(ge)載(zai)體(ti)(ti)只要一個(ge)申明文(wen)件,寄存本載(zai)體(ti)(ti)有關信息,包羅載(zai)體(ti)(ti)參數(shu)(如載體容量、載體范例(li)等)、載體編號(hao)、載體保存單(dan)元、載體系體例作單(dan)元、載體查抄單(dan)元、讀取本(ben)載體內(nei)檔(dang)案所須要的(de)軟硬件環境(jing)及其余各類有助于申明本(ben)載體的(de)信息(xi)。

????(二)目次(ci)文(wen)件定名為“文(wen)件目次(ci).XML”及“檔冊目次.XML”,寄存(cun)有(you)關檔(dang)案(an)的(de)目次(ci)信息,目次(ci)文(wen)件與每份電(dian)(dian)子(zi)檔(dang)案(an)絕對應(ying),按照(zhao)電(dian)(dian)子(zi)檔(dang)案(an)詳細(xi)歸檔(dang)體例停止文(wen)件級描(miao)寫或檔(dang)冊級描(miao)寫(將標識(shi)中的(de)“文(wen)件”二字改成“檔(dang)冊”),每一個條款中包羅載體內電(dian)(dian)子(zi)檔(dang)案(an)挨次(ci)號(hao)、檔(dang)號(hao)、義務者、落款、日(ri)期、密級、電(dian)(dian)子(zi)檔(dang)案(an)稱號(hao)、備(bei)注等外容。 目次(ci)文(wen)件XML信(xin)息格局(ju)以下(encoding屬性值能夠是“GB18030”、“GB2312”、“UTF8”):

????

????<文件目次>

????<文件>

????<挨次號>?? 挨次號>

????<檔號>???? 檔(dang)號>

????<義務者>?? 義務者>

????<落款>???? 落款>

????<日期>???? 日期>

????<密(mi)級(ji)>? ???密級(ji)>

????<電子檔案(an)稱號>? 電(dian)子檔案稱號>

????<備注(zhu)>???? 備注>

????文件>

????………

????<文件>

????………

????文(wen)件>

????文件目(mu)次>

????(三)電子檔(dang)(dang)案文件(jian)夾定名為“電子檔(dang)(dang)案”,寄(ji)存電子檔(dang)(dang)案及其元數據,普通按年度(du)—種別—文件(jian)的條理(li)設置文件(jian)夾。按照檔(dang)(dang)案清算和分(fen)類體例和現實(shi)環境(jing)可對存儲布局中的種別、檔(dang)(dang)冊、文件(jian)等層(ceng)級停止棄取。

????(四)其余(yu)(yu)文(wen)(wen)件夾定名(ming)為“其余(yu)(yu)”,寄存(cun)各(ge)類(lei)其余(yu)(yu)存(cun)入載體的文(wen)(wen)件,首要包羅:所接納的元數據(ju)標準、數據(ju)封裝(zhuang)標準、分類(lei)編號法則、文(wen)(wen)件定名(ming)法則、XML形式及交代(dai)信息(包羅交代(dai)、遷徙、轉(zhuan)換、保存等(deng)元數據和《電子檔案(an)移(yi)交與(yu)領(ling)受掛號表》的掃描(miao)件或電子署名件)等(deng)等(deng),這些文件應接(jie)納TXTXML和合適(shi)持(chi)久保存請求的格局。

????附件3

????電(dian)子檔案移交與領(ling)受(shou)掛(gua)號表?

交代任務(wu)稱號


內容描寫


移交電子檔案數目


移(yi)交數據量


載體(ti)起止挨次號(hao)


移交(jiao)載體范例、規格


查驗內(nei)容

單(dan)元稱號

移交單元(yuan):

領受單(dan)元:

切確性查驗



完全性查驗



可用性(xing)查(cha)驗



寧靜(jing)性查驗



載體表面查驗



填表人(署名)

?

?

?

?????????日(ri)

?

?

?

??????????

考核(he)人(ren)(署名)

?

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???月(yue)?????

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?

?

?????????

單元(印章)

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?

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????????日(ri)

?

?

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?????????

?

????填(tian)寫(xie)申明:

????1.交代任務稱號(hao):按移交(jiao)單(dan)元(yuan)或全宗號、移交(jiao)檔案的年度(du)、批次等外容描寫本次交(jiao)代任務。

????2.內容描寫(xie):交代(dai)(dai)檔案(an)內容、種別(bie)、數據范例、格局、交代(dai)(dai)體(ti)例、進(jin)程等(deng)申明(ming)事變(bian)。

????3.移交(jiao)電子檔(dang)案數(shu)目(mu):交(jiao)代檔(dang)案的文(wen)件總數(shu)和(he)檔(dang)冊(ce)總數(shu)。

????4.移交數(shu)據量(liang):普通以GB為單元(yuan),切確到小(xiao)數(shu)點后3位。

????5.載體起止挨次號(hao):在(zai)線移交時,按載體內電子檔案的(de)存儲布(bu)局構造數據,并標其挨次號(hao)。

????6.移交載(zai)體范例、規(gui)格:在線(xian)移交時,填寫“在線(xian)”。

????7.切(qie)確性(xing)查驗(yan):查驗(yan)移交檔案的(de)內(nei)容、規模的(de)準確性(xing)及交代(dai)前后數(shu)據的(de)分歧性(xing),可填寫查驗(yan)體例。

????8.完(wan)全性查驗:移交的檔(dang)(dang)案和(he)檔(dang)(dang)案數據的完(wan)全性查驗

????9.可用性查驗:查驗電子檔案的可讀性等。

????10.寧(ning)靜性查(cha)驗:對計較機病毒等(deng)停止檢測。

????11.載(zai)體表面(mian)查驗:查抄載(zai)體標識、有沒有劃痕(hen)、是(shi)不是(shi)潔凈等。


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